Lettre de propriété notariée pour une banque : qui signe, comment

Quand une banque demande une lettre de propriété notariée, elle veut une déclaration signée devant notaire confirmant qui détient réellement la société derrière le compte. Le texte vient en général de la banque ou de l'avocat de la société, le notaire authentifie seulement la signature.

Cette demande arrive souvent après l'ouverture du compte, parfois des mois plus tard, quand la banque met à jour son dossier de conformité ou qu'un associé rejoint la société. Elle peut aussi survenir dès l'ouverture si le dossier initial restait incomplet sur ce point.

Qu'attend la banque avec une lettre de propriété notariée ?

Les banques, surtout pour un compte de société, veulent identifier la ou les personnes physiques qui détiennent réellement l'entreprise. La lettre notariée leur donne une déclaration signée, avec une identité vérifiée, qu'elles peuvent classer dans le dossier de conformité du compte.

Qui rédige le texte, et qui le signe ?

La banque fournit souvent un modèle précis, parfois l'avocat de la société rédige la déclaration à partir des documents internes comme l'operating agreement ou le registre des associés. Le notaire n'intervient pas sur le contenu : il vérifie l'identité du signataire et authentifie la signature apposée devant lui.

• Récupérer le modèle exact demandé par la banque, ou le faire rédiger par l'avocat de la société.
• Identifier la ou les personnes désignées comme propriétaires dans les documents de la société.
• Prévoir une pièce d'identité valide pour chaque signataire.
• Vérifier si la banque demande un original papier ou accepte un document issu d'une séance en ligne.

Une ou plusieurs personnes à faire signer

Quand la société compte plusieurs associés, la banque précise en général si elle veut la signature d'un seul dirigeant habilité ou de chaque personne détenant une part significative de l'entreprise. Cette précision figure souvent dans le modèle fourni par la banque elle-même. Quand les associés vivent dans des endroits différents, les séances peuvent se planifier séparément, chacune par notarisation en ligne ou en personne selon la situation de chaque signataire.

À distance ou en personne : comment se déroule la signature

La signature peut se faire en personne, lors d'un rendez-vous classique, ou à distance par notarisation en ligne si le signataire se trouve loin du New Jersey. Dans les deux cas, le notaire vérifie l'identité avant la signature et conserve une trace de la séance. La version en ligne convient bien à un dirigeant établi à l'étranger qui ne peut pas se déplacer.

Pièces à préparer avant la séance

Pour éviter un report, il est utile de réunir avant la séance une pièce d'identité avec photo, les documents de la société qui désignent le propriétaire, et le modèle exact fourni par la banque si elle en impose un. Un document incomplet ou un signataire mal identifié par rapport aux registres de la société est la cause la plus fréquente de retour par la banque, avant même une question sur le contenu de la déclaration. Relire le nom du signataire et celui de la société tels qu'ils figurent dans les documents officiels, avant la séance plutôt que pendant, évite la plupart de ces retours.

Un exemple : une banque qui demande à confirmer qui détient la LLC

Une banque ouvre un compte pour une LLC et demande, après l'ouverture, une déclaration signée confirmant qui en détient les parts, en complément du registre des associés déjà fourni. Le dirigeant signe la lettre lors d'une séance en ligne depuis l'étranger, et le document signé est transmis directement à la banque. Pour la documentation plus large demandée par une banque à l'étranger, voir documents de société américains demandés par une banque, et pour un dossier de création complet, créer une LLC américaine depuis le Sénégal.

Que faire si la banque refuse le document signé

Un refus tient presque toujours à un écart entre ce que montre la lettre et ce que montrent les autres documents déjà transmis à la banque, par exemple un nom orthographié différemment ou une personne absente du registre des associés. Avant de reprendre une nouvelle séance, il est utile de relire le document refusé avec l'avocat de la société et de demander à la banque, par écrit si possible, ce qui ne correspond pas à son dossier.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group, entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, organise la séance de signature, vérifie l'identité du signataire et authentifie la lettre de propriété selon le modèle fourni par la banque, à distance ou en personne. Le fond du texte reste de la responsabilité de la banque ou de l'avocat de la société. Le service relève des documents de propriété pour la société, et vous pouvez demander un devis pour planifier la séance.