Votre banque au Sénégal, au Maroc ou en Côte d'Ivoire demande les documents de votre société américaine

Quand une banque au Sénégal, au Maroc ou en Côte d'Ivoire demande les documents de votre société américaine, elle veut trois preuves : que la société existe, qui la détient et qui peut signer pour elle, sous une forme vérifiable (copie certifiée, notarisée, parfois apostillée et traduite). Commencez par obtenir par écrit la liste exacte des pièces et la forme attendue pour chacune.

Ce guide traite du volet américain ; les règles du pays de la banque relèvent d'elle et de votre conseil local.

Pourquoi la banque bloque-t-elle le dossier ?

• Un document simple au lieu d'un document certifié. Un PDF téléchargé sur le site de l'État ne suffit pas toujours.
• Des statuts muets sur les associés. Ceux d'une LLC disent souvent peu sur la propriété ; la banque réclame alors un document montrant qui détient les parts.
• Un signataire non désigné.
• Des noms ou adresses qui ne concordent pas entre passeport, statuts, operating agreement et justificatif de domicile.
• Une certification absente ou inadaptée, ou un document en anglais sans la traduction attendue.

Les documents américains les plus demandés

1. Les statuts (articles of organization pour une LLC), idéalement en copie certifiée par l'État de constitution.
2. Un certificate of good standing, qui atteste que la société est à jour auprès de l'État, souvent récent.
3. L'operating agreement, pour la répartition des parts et des pouvoirs.
4. Une preuve de propriété : certificat de parts, registre des membres ou déclaration de bénéficiaire effectif notarisée.
5. Une résolution qui autorise l'ouverture du compte et désigne les signataires.
6. Un certificat d'incumbency, qui liste les dirigeants et leurs pouvoirs.

Votre avocat ou votre comptable valide le contenu de ces pièces ; TRSG s'occupe de leur exécution et de leur forme. Le service documents de société pour l'international couvre cette préparation.

Copie certifiée, notarisation, apostille : de quoi parle la banque ?

• La copie certifiée est délivrée par l'État où la société est enregistrée et prouve la conformité au document déposé.
• La notarisation confirme l'identité de la personne qui signe, par exemple pour une déclaration de propriété ou une résolution.
• L'apostille authentifie la signature d'un officiel américain pour l'usage du document dans un pays qui la reconnaît. Ailleurs, une légalisation par l'ambassade peut être demandée.

C'est à la banque de dire ce qu'elle attend. Posez la question en ces termes et exigez la réponse par écrit. Le guide sur l'apostille d'un document américain pour l'Afrique en explique les limites.

Le piège de l'État de constitution

L'apostille est délivrée par l'État qui a émis ou authentifié le document. Si votre LLC est dans le Wyoming, les copies certifiées de ses statuts relèvent du Wyoming. Mais un document signé et notarisé au New Jersey, comme une déclaration de propriété ou une résolution, peut être apostillé à Trenton. C'est souvent la voie la plus simple : une déclaration notarisée reprenant les informations utiles.

Le service apostille au New Jersey prend en charge ce dépôt. Si votre banque exige les copies de l'État de constitution, TRSG vous le dira avant toute dépense inutile.

Trois situations fréquentes

Dakar : un compte pour une agence

Une agence digitale facture des clients américains via sa LLC et veut être payée au Sénégal. La banque demande statuts, preuve de propriété et résolution, signés en ligne devant un notaire américain, puis apostillés si elle l'exige et expédiés.

Casablanca : un associé marocain signataire

Deux associés, l'un au Maroc, l'autre aux États-Unis. La banque veut une résolution signée par les deux, désignant l'associé marocain. Chaque signature est notarisée séparément, au même moment. Pour les fondateurs marocains, le guide créer une LLC dans le Wyoming depuis le Maroc détaille les autres pièces.

Abidjan : une version récente exigée

Un dossier a été refusé car le certificate of good standing était trop ancien. Un nouveau est commandé et tout repart en une fois, avec un bordereau listant chaque pièce.

Préparer un dossier qui passe du premier coup

1. Obtenez de la banque la liste écrite des pièces et la forme attendue.
2. Vérifiez que le nom de chaque associé est identique sur le passeport et les documents.
3. Demandez si une traduction est nécessaire et par qui.
4. Faites signer tous les signataires dans la même fenêtre de temps.
5. Numérisez tout, puis expédiez les originaux avec suivi.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group part de la demande écrite de la banque et établit, pièce par pièce, ce qui doit être certifié, notarisé ou apostillé. Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, notarise déclarations et résolutions, en ligne ou en personne, puis l'équipe dépose l'apostille et expédie avec suivi. Voir documents de société pour l'international ; l'apostille gérée au New Jersey commence à 1 000 $. Demandez un devis avec la demande de la banque, ou réservez l'appel gratuit de 15 minutes.