Documents de propriété pour un compte bancaire américain : ce qu'attend la banque

Une banque américaine qui demande des documents de propriété veut savoir, par écrit, qui détient réellement votre LLC et dans quelle proportion. Les pièces habituellement attendues sont l'operating agreement signé, un certificat de membre si la société en émet, et une déclaration de propriété, accompagnés d'une pièce d'identité pour chaque associé.

Pourquoi la banque pose cette question

Dans la plupart des États américains, le dépôt légal d'une LLC ne mentionne pas publiquement qui en détient les parts. Une société par actions a des registres d'actionnaires ; une LLC n'a, le plus souvent, que son operating agreement interne. La banque ne peut donc pas lire la répartition des parts dans le dossier d'enregistrement : elle demande les documents de propriété pour la reconstituer elle-même.

Cette demande arrive le plus souvent :

• à l'ouverture du compte, dans le cadre du contrôle de conformité habituel ;
• lors d'une revue périodique d'un compte déjà ouvert ;
• après un changement d'associé ou de gérant ;
• quand un prestataire de paiement renforce sa vérification après une hausse d'activité.

Les documents généralement acceptés

1. L'operating agreement signé par chaque associé, avec les pourcentages de parts clairement indiqués.
2. Un certificat de membre, lorsque la société en délivre un pour chaque associé.
3. Une déclaration de propriété autonome, utilisée quand la banque souhaite un résumé court plutôt que l'intégralité de l'operating agreement.
4. Une résolution désignant qui peut ouvrir et faire fonctionner le compte, si ce point n'est pas déjà clair dans l'operating agreement.
5. Une pièce d'identité pour chaque associé et chaque signataire autorisé.

Le fond de ces documents, leur rédaction et les pourcentages retenus, relève de votre avocat, de votre comptable ou du modèle fourni par la banque elle-même. TR Signing Group n'écrit pas ces textes : nous organisons leur signature et leur notarisation.

Ce qui doit être notarié

Un operating agreement signé est souvent accepté tel quel. La notarisation est plus souvent demandée pour une déclaration de propriété autonome, ou lorsqu'un associé vit hors des États-Unis et que la banque veut une preuve d'identité indépendante de la signature. Le notaire confirme l'identité du signataire et constate la signature ; il ne vérifie pas que les pourcentages correspondent entre eux, ce contrôle reste à faire avant la signature.

Signer à distance depuis la France, la Belgique, la Suisse ou l'Afrique francophone

Beaucoup de fondateurs francophones détiennent une LLC sans être installés aux États-Unis, seuls ou avec des associés dans plusieurs pays. La notarisation en ligne permet à chaque associé de signer depuis son propre pays, lors d'une séance vidéo avec un notaire américain commissionné, à condition que la banque destinataire accepte un acte notarié électronique pour ce document précis. Chaque signataire doit présenter une pièce d'identité en cours de validité, et le nom qui y figure doit correspondre exactement à celui porté sur le document.

Associés dans plusieurs pays

Quand les parts sont réparties entre des personnes situées dans des pays différents, chaque séance de signature est organisée séparément selon le fuseau horaire de chacun. Les documents restent toutefois traités comme un seul dossier : même operating agreement, mêmes pourcentages, même nom de société, rassemblés et envoyés ensemble une fois que tout le monde a signé.

Les erreurs qui font revenir le dossier

La plupart des refus viennent d'une incohérence entre les documents, pas d'une pièce manquante : un prénom orthographié différemment d'un document à l'autre, un pourcentage jamais mis à jour après un transfert de parts, ou un signataire qui n'apparaît ni comme associé ni comme gérant dans l'operating agreement. Relire l'ensemble des documents avec la pièce d'identité de chaque associé, avant toute signature, évite la plupart de ces retours.

Quand c'est votre banque africaine qui demande le dossier

La situation décrite ici concerne une banque américaine qui demande les documents de propriété de votre LLC. Le cas inverse existe aussi : une banque de votre pays de résidence qui demande les documents de votre société américaine pour ouvrir ou maintenir un compte local. Notre guide sur votre banque au Sénégal, au Maroc ou en Côte d'Ivoire traite précisément ce second cas, avec ses propres exigences de traduction et de légalisation.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group organise les documents de propriété demandés par une banque ou un prestataire de paiement américain : vérification de la cohérence entre les documents, notarisation à distance de chaque associé dans son propre pays, et envoi du dossier complet prêt pour la revue de la banque. Commencez par le service documents de propriété d'entreprise ou, pour la création de la LLC elle-même, accompagnement des fondateurs étrangers, ou demandez un devis en décrivant la demande de la banque.