Document américain pour la Belgique : notaire, société et décalage horaire

Avant de signer quoi que ce soit, demandez au notaire, à la banque ou à la société belge quelle forme précise ils attendent : certains documents américains leur suffisent une fois apostillés, d'autres doivent être traduits ou authentifiés autrement. TR Signing Group s'occupe du volet américain, de la signature à l'envoi de l'original, pendant que vous réglez la partie belge avec l'institution concernée.

Deux métiers de notaire qui ne se recouvrent pas

Un notaire public américain et un notaire belge n'exercent pas la même fonction : l'un authentifie une signature pour un document donné, l'autre rédige et porte souvent l'acte lui-même, avec un rôle beaucoup plus large sur le fond du dossier. Cette différence explique pourquoi un acte signé devant Tanim Raquib au New Jersey peut avoir besoin d'une étape supplémentaire une fois arrivé chez un notaire ou un avocat belge : ce dernier décide seul, selon son dossier, s'il accepte le document sous cette forme ou s'il demande un complément. Posez-lui directement la question avant de lancer la signature américaine, plutôt que de deviner ce qu'il attend.

Le registre des personnes morales et les dossiers de société

Une société belge liée à une société américaine, par une filiale, un actionnaire commun ou un simple partenariat commercial, doit régulièrement transmettre des pièces côté américain : statuts, résolution autorisant une opération, ou preuve de qui détient la société. Le registre des personnes morales, une banque ou un partenaire belge peuvent chacun réclamer une version différente du même document, l'un acceptant une copie récente, l'autre voulant l'original apostillé. Le service documents de société pour l'international prépare ces pièces côté américain avant la signature, dans la forme indiquée par le destinataire belge. Le guide sur la LLC américaine depuis la Belgique détaille un cas voisin, celui d'un fondateur belge qui ouvre une société aux États-Unis.

Travailler à distance malgré le décalage horaire

La Belgique termine sa journée de travail quand le New Jersey commence la sienne, ce qui laisse peu d'heures communes pour joindre une étude, une banque ou un service des deux côtés le même jour. Une séance de notarisation en ligne réserve un créneau qui convient aux deux fuseaux horaires, souvent en fin de matinée côté New Jersey, et évite d'attendre le lendemain pour une réponse. Préparer les questions à poser au destinataire belge avant cette séance, plutôt que pendant, fait gagner le temps que le décalage fait déjà perdre.

Deux dossiers que nous recevons depuis la Belgique

Faire reconnaître un diplôme américain

Un Belge diplômé aux États-Unis doit souvent fournir un dossier à l'organisme qui évalue l'équivalence de son diplôme en Belgique. Ce dernier demande en général le diplôme et le relevé de notes sous une forme authentifiée, parfois apostillée selon l'établissement et le programme suivi. Le guide sur l'apostille d'un diplôme américain détaille comment obtenir cette authentification avant l'envoi vers la Belgique.

Une procuration pour un proche resté en Belgique

Un Belge installé aux États-Unis doit parfois signer une procuration pour qu'un parent ou un ami gère une affaire sur place : une vente, une succession, ou une démarche administrative. Le document est en général rédigé par le notaire ou l'avocat belge qui suit le dossier, puis renvoyé aux États-Unis pour signature. Le guide sur la procuration américaine depuis la Belgique explique qui rédige le texte et comment organiser la signature à distance.

Ce qui ralentit un dossier belge

• Signer le document avant d'avoir confirmé la forme exacte attendue par le notaire, la banque ou le registre
• Commander une traduction sans savoir si elle doit aussi couvrir l'apostille
• Envoyer une copie d'un document de société qui n'est plus à jour
• Oublier de vérifier l'ancienneté acceptée pour un acte d'état civil

Préparer et envoyer l'original vers la Belgique

Une fois la signature, la notarisation et, si besoin, l'apostille du New Jersey réunies, chaque page est numérisée afin que vous puissiez transmettre une version lisible au destinataire belge sans attendre le courrier. L'original part ensuite par le service d'envoi international, avec un numéro de suivi transmis dès l'expédition vers Bruxelles, Liège, Anvers ou toute autre ville belge.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui traite ces dossiers d'une seule signature à un dossier international complet pour la Belgique. L'équipe confirme avec vous ce qu'attend le notaire, la banque ou le registre belge, organise la signature devant Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, dépose le dossier à Trenton si une apostille est nécessaire, et expédie l'original avec suivi. L'apostille gérée démarre à 1 000 $, et un premier échange de 15 minutes est offert pour clarifier votre dossier avant de commencer. Pour avancer, demandez un devis en précisant le document et le destinataire en Belgique.