Apostille d'un diplôme américain : diplômes et relevés de notes pour étudier ou travailler à l'étranger

Pour faire apostiller un diplôme américain, il faut s'adresser à l'État où l'établissement a délivré le diplôme, et le plus souvent présenter non pas le diplôme lui-même mais une copie certifiée ou une attestation de l'établissement signée devant notaire. Un diplôme d'une université du New Jersey passe par l'apostille du New Jersey ; un diplôme d'un autre État passe par cet État.

Commencez par l'institution qui recevra le diplôme

C'est elle qui fixe les règles. Avant toute démarche, demandez-lui par écrit :

• s'il veut le diplôme, le relevé de notes, ou les deux ;
• s'il exige une apostille, une légalisation consulaire ou ni l'une ni l'autre ;
• s'il accepte une copie certifiée ou veut un document délivré par l'établissement ;
• s'il demande une traduction, par qui, et avant ou après l'apostille ;
• s'il veut l'original par courrier ou si un scan suffit d'abord.

Certains pays demandent une légalisation par leur ambassade. Le guide sur l'apostille d'un document américain pour l'Afrique présente cette distinction.

Quel État délivre l'apostille ?

L'apostille est délivrée par l'État dont relève la signature apostillée :

• Établissement au New Jersey : le document, signé par un responsable ou notarisé par un notaire du New Jersey, peut recevoir l'apostille du New Jersey, délivrée à Trenton.
• Autre État : c'est généralement cet État qui délivre l'apostille. TRSG peut vous aider à comprendre la marche à suivre, mais le dépôt se fait auprès de l'autorité concernée.

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Pourquoi passe-t-on souvent par une copie notarisée ?

Les signatures d'un diplôme original ne sont pas toujours enregistrées auprès de l'autorité qui apostille. On produit donc un document dont la signature peut être vérifiée :

1. L'établissement, souvent le registraire (registrar), délivre une copie du diplôme ou un relevé officiel.
2. Un responsable signe devant notaire une attestation de conformité, ou l'établissement fournit un document notarisé.
3. Ce document est déposé pour l'apostille auprès de l'État concerné.

Les modalités varient : certains registraires ont une procédure dédiée, d'autres non. Contactez-les tôt, car ce sont souvent eux qui prennent le plus de temps.

Diplôme ou relevé de notes : lequel faut-il ?

Pour des études, l'université étrangère demande souvent les deux : le diplôme pour le grade, le relevé pour le contenu du cursus. Pour un emploi, un diplôme peut suffire, mais une équivalence ou un ordre professionnel demande parfois davantage.

Les relevés officiels sont souvent envoyés en pli scellé. Si l'institution l'exige, ne l'ouvrez pas : demandez à l'établissement comment combiner ce pli avec l'apostille.

La traduction

Beaucoup d'institutions francophones demandent une traduction en français : traducteur assermenté dans le pays de destination, traduction faite aux États-Unis avec attestation, ou traduction libre. Posez la question avant de commander, et demandez si elle doit couvrir l'apostille.

Dans quel ordre lancer les démarches

Face à une échéance, l'ordre compte autant que les étapes :

1. Obtenir la consigne écrite de l'institution étrangère.
2. Contacter le registraire pour le document notarisé.
3. Déposer le document pour l'apostille auprès de l'État compétent.
4. Faire traduire si nécessaire, puis expédier l'original.

Lancer plusieurs étapes en parallèle, par exemple réserver le traducteur pendant que l'établissement prépare le document, fait souvent gagner du temps sans risque.

Les erreurs qui font perdre du temps

• Envoyer le diplôme dans le mauvais État. L'apostille se demande là où le document a été émis ou notarisé, pas là où vous habitez.
• Retirer l'apostille ou séparer les pages. Elle est fixée au document : ils doivent rester ensemble.
• Un nom différent entre le diplôme et votre passeport actuel, après un mariage par exemple. Prévoyez le justificatif demandé.
• Commander la traduction trop tôt, avant de savoir si elle doit inclure l'apostille.

Recevoir l'original à l'étranger

Une fois apostillé, le document doit souvent être expédié en original. Numérisez chaque page, apostille comprise, puis envoyez-le par transporteur express avec suivi. Le service d'envoi international de TRSG s'en charge par DHL Express, FedEx ou USPS, et le guide sur l'envoi de documents originaux vers l'Afrique détaille les précautions.

Ce que TR Signing Group prend en charge

Pour un diplôme ou un relevé lié au New Jersey, TR Signing Group vérifie d'abord ce que l'institution étrangère demande, aide à obtenir auprès de l'établissement le document notarisé adapté, puis gère le dépôt à Trenton pour l'apostille du New Jersey et l'expédition de l'original avec suivi. L'apostille gérée au New Jersey démarre à partir de 1 000 $. Pour un diplôme d'un autre État, TRSG peut vous orienter lors de l'appel gratuit de 15 minutes. Pour démarrer, demandez un devis en précisant le pays de destination et l'institution qui recevra le document.