Notarisation en ligne : les erreurs qui font reporter la séance

Une séance de notarisation en ligne qui tourne mal tient presque toujours à l'un de ces cinq points : la connexion, la caméra, la pièce d'identité, le format du document ou un signataire oublié. Vérifier chacun avant le rendez-vous évite la plupart des reports.

Une connexion internet instable

La séance se déroule par vidéo en direct, avec vérification d'identité pendant tout l'échange : une connexion qui coupe régulièrement empêche le notaire de confirmer que la bonne personne signe le bon document du début à la fin. Un réseau mobile partagé avec d'autres usages au même moment, ou une connexion wifi faible dans une pièce éloignée du routeur, suffit souvent à provoquer ces coupures. Mieux vaut tester la connexion depuis l'endroit exact où se tiendra la séance, à l'heure prévue, plutôt que de supposer qu'elle sera suffisante.

Une caméra ou un éclairage insuffisant

Le notaire doit voir clairement le visage du signataire et sa pièce d'identité pendant la vérification. Une pièce trop sombre, une caméra d'ordinateur ancienne ou un contre-jour venant d'une fenêtre derrière le signataire rendent cette vérification difficile, parfois impossible à valider. Un éclairage simple placé face au signataire, plutôt que derrière lui, règle la plupart de ces situations.

Une pièce d'identité qui ne passe pas la vérification

La pièce présentée doit être valide, lisible à la caméra, et correspondre au nom déjà indiqué pour la séance. Une pièce expirée, floue sur la caméra, ou un nom différent entre la pièce et le document à signer, par exemple après un mariage ou un changement d'orthographe, bloque la vérification avant même d'arriver à la signature. Le guide sur la pièce d'identité à préparer pour une notarisation en ligne depuis l'étranger détaille ce qui est généralement accepté.

Un document dans un format modifiable

Un fichier envoyé au format texte modifiable, plutôt qu'un document stabilisé, pose un problème particulier en ligne : rien ne garantit que le contenu vu par le notaire est bien celui qui sera signé et conservé. Préparer le document dans sa version finale avant la séance, sans case à remplir qui resterait ouverte, évite cette difficulté et accélère nettement le déroulement.

Un signataire supplémentaire oublié

• Un document qui demande la signature de deux conjoints, alors qu'un seul s'est connecté à la séance.
• Un témoin requis en plus du signataire principal, prévu trop tard.
• Un deuxième signataire présent dans la même pièce, mais sans sa propre pièce d'identité sous la main.

Vérifier à l'avance qui doit signer, et pas seulement qui a reçu l'invitation à la séance, évite de devoir tout reprogrammer une fois la connexion établie.

Comment éviter un report

La plupart de ces erreurs se préparent avant la séance, pas pendant : connexion testée au bon endroit, pièce d'identité valide et lisible, document dans sa version définitive, et liste complète des personnes qui doivent signer. Le guide sur le déroulement d'une séance de notarisation en ligne au New Jersey détaille chaque étape dans l'ordre, pour savoir précisément à quoi s'attendre.

Quand la notarisation en ligne ne convient pas

Certains destinataires, en particulier certaines administrations étrangères, n'acceptent pas encore la notarisation en ligne et demandent une signature en personne avec encre. Dans ce cas, préparer une séance en ligne ne sert à rien tant que ce point n'est pas confirmé auprès du destinataire : mieux vaut vérifier avant de réserver, plutôt que de découvrir le refus après la signature.

Ce qui se passe quand une séance est interrompue

Si la connexion coupe en plein milieu de la vérification, la séance s'arrête simplement là où elle en était, sans qu'une signature partielle ait de valeur. Il faut généralement reprendre depuis le début lors d'une nouvelle séance, une fois le problème technique résolu, plutôt que de tenter de reprendre à mi-chemin. C'est pour cette raison qu'un test préalable de la connexion et du matériel évite davantage de temps perdu qu'une correction en cours de séance.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, New Jersey, qui vérifie ces points avant chaque séance pour éviter un report évitable. La notarisation en ligne s'accompagne d'une vérification d'identité sécurisée, pensée aussi bien pour une seule signature que pour un dossier avec plusieurs signataires. Pour commencer, demandez un devis en précisant le nombre de signataires et la destination du document, ou réservez l'appel gratuit de quinze minutes pour vérifier que votre équipement convient.