Créer ou gérer une LLC américaine depuis la Suisse : les documents à signer après le dépôt

Créer une LLC américaine depuis la Suisse se fait en général à distance : le dépôt auprès de l'État choisi se fait en ligne, et les signatures à notariser passent le plus souvent par une séance vidéo avec un notaire américain. Le travail commence vraiment après le dépôt, quand une banque, un prestataire de paiement ou une boîte postale veut des documents signés, cohérents entre eux et parfois notarisés.

Ce guide porte sur l'exécution de ces documents côté américain. Le choix de la structure, la fiscalité en Suisse et aux États-Unis et les obligations déclaratives relèvent d'un fiduciaire, d'un comptable ou d'un avocat : TR Signing Group ne donne pas de conseil fiscal ni juridique.

Des profils suisses très variés

Les fondateurs installés en Suisse qui ont une LLC américaine sont rarement dans la même situation :

• Les éditeurs de logiciels et les studios à Lausanne ou Zurich qui vendent à des clients américains et veulent facturer depuis une entité locale.
• Les négociants et les sociétés de services de l'arc lémanique qui ouvrent une filiale aux États-Unis, détenue par une société suisse plutôt que par une personne.
• Les consultants indépendants qui ont créé une LLC pendant un séjour aux États-Unis et la gèrent désormais depuis Genève, Fribourg ou le Tessin.
• Les associés multinationaux, dont l'un vit en Suisse et les autres à Paris, Montréal ou New York.

Quand la LLC est détenue par une société suisse, les documents doivent souvent montrer toute la chaîne : qui détient la société suisse, qui signe pour elle, et sur quelle base.

Les documents qui reviennent après le dépôt

1. L'operating agreement, signé par tous les membres. Il n'est pas toujours notarisé, mais une banque peut demander une version signée, voire notarisée.
2. Le certificat de membre ou un registre des membres, qui indique qui détient les parts.
3. Une résolution des membres ou du manager qui désigne les signataires du compte bancaire.
4. Une déclaration de propriété pour la banque, qui nomme les bénéficiaires effectifs.
5. Le formulaire USPS 1583, si la LLC utilise une adresse postale virtuelle.

Le contenu de ces pièces se décide avec votre conseil. TRSG s'occupe de leur signature, de leur notarisation, des copies certifiées et de l'envoi : c'est l'objet de l'accompagnement des fondateurs étrangers.

Une société suisse comme membre : ce qui change

Si la LLC appartient à une SA ou une Sàrl suisse, la personne qui signe le fait au nom de cette société. La banque américaine peut alors demander, en plus des documents de la LLC, un extrait du registre du commerce, une preuve des pouvoirs de signature et parfois une traduction des pièces rédigées en allemand ou en italien. Demandez-lui par écrit la liste exacte et la forme attendue (copie certifiée, traduction, apostille) avant de rassembler quoi que ce soit.

Côté américain, le service documents de société pour l'international prépare les copies certifiées, les résolutions à signer et les envois, en vérifiant que les noms, les pourcentages et les adresses concordent d'une pièce à l'autre.

Le formulaire 1583 depuis la Suisse

Avant de recevoir le courrier de la LLC, le prestataire de boîte postale virtuelle doit obtenir le formulaire 1583, signé par la personne qui représente la société, avec deux pièces d'identité dont une avec photo, et une signature notarisée ou reçue par le prestataire. Depuis la Suisse, la notarisation en ligne est la voie la plus courante. Le service formulaire 1583 et boîte postale virtuelle s'en charge, et le guide sur le formulaire 1583 notarisé en ligne détaille la procédure.

Attention au justificatif de domicile : une facture suisse au nom de la personne, à l'adresse indiquée sur le formulaire, évite la plupart des refus.

Signer depuis Genève, Zurich ou Lugano

• La notarisation en ligne avec un notaire américain : séance vidéo enregistrée, passeport en main, et un acte notarial américain que les banques connaissent.
• L'ambassade des États-Unis à Berne, sur rendez-vous, lorsqu'un destinataire demande une notarisation consulaire.
• Un notaire suisse, si le destinataire américain l'accepte, souvent avec une certification supplémentaire dont la forme se vérifie auprès d'un professionnel en Suisse.

La Suisse a en général six heures d'avance sur la côte Est des États-Unis, avec quelques semaines d'écart différent au printemps et à l'automne, quand les deux pays ne changent pas d'heure le même jour. Une séance en fin d'après-midi à Zurich correspond à la matinée dans le New Jersey.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui traite aussi bien une seule signature qu'un dossier international complet. TRSG part des exigences de la banque, du prestataire de paiement ou de la boîte postale pour savoir quelle forme chaque document doit prendre, organise les séances en ligne à des heures adaptées à la Suisse, puis prépare les copies certifiées ou apostilles demandées et expédie les originaux avec suivi. Voir l'accompagnement des fondateurs étrangers, et demandez un devis avec la liste de vos documents ou réservez l'appel gratuit de 15 minutes.