Créer une LLC américaine depuis le Québec : les documents à signer autour du dépôt et pour la banque

Depuis le Québec, créer une LLC américaine se fait à distance : le dépôt auprès de l'État choisi est en ligne, mais plusieurs documents doivent ensuite être signés, parfois notarisés, pour ouvrir un compte bancaire, louer une adresse postale ou prouver qui possède la société. Ce guide passe en revue ces documents, côté américain, et la façon de les signer depuis le Québec.

Le choix de la structure, de l'État ou du traitement fiscal de part et d'autre de la frontière relève de votre comptable et d'un avocat : TRSG ne donne ni conseil fiscal ni conseil juridique.

Des projets québécois très concrets

Les fondateurs québécois qui s'intéressent à une LLC ont souvent un lien commercial direct avec les États-Unis :

• Des boutiques en ligne qui expédient surtout vers des clients américains et veulent une entité et une adresse sur place.
• Des travailleurs autonomes en design, en développement logiciel ou en conseil dont les clients sont à New York ou à Boston.
• Des entreprises québécoises établies qui ouvrent une filiale pour un contrat ou un distributeur américain.
• Des propriétaires qui détiennent un condo en Floride ou un chalet dans le Vermont et dont le conseiller a suggéré une structure distincte.

Les documents qui suivent le dépôt

Une fois les statuts (articles of organization) acceptés par l'État, d'autres pièces sont généralement attendues. Le service accompagnement des fondateurs étrangers aide à les réunir dans le bon ordre :

1. L'operating agreement : le contrat entre les membres. Il n'est pas toujours notarisé, mais certaines banques demandent une version signée, parfois certifiée.
2. Le certificat de membre ou le registre des participations, qui montre qui détient la société.
3. Des résolutions qui désignent la personne autorisée à ouvrir le compte et à signer.
4. Le formulaire 1583, si la LLC loue une boîte postale virtuelle aux États-Unis.
5. Des attestations de propriété ou des déclarations sous serment demandées par la banque ou un prestataire de paiement.

Ce que la banque regarde vraiment

Les exigences varient d'une banque à l'autre, et d'une semaine à l'autre. Elles cherchent en général à identifier les propriétaires réels et à vérifier que les documents concordent : même nom de société, même orthographe des membres, même adresse. Une incohérence entre les statuts, l'operating agreement et la pièce d'identité suffit à bloquer un dossier. Pour les dossiers à plusieurs membres ou avec une société québécoise comme associée, les documents de société internationaux (résolutions, certificats, attestations notarisées) sont préparés pour que chaque pièce raconte la même histoire. Demandez toujours à la banque la liste écrite des pièces avant de signer quoi que ce soit.

Le formulaire 1583 pour l'adresse américaine

Beaucoup de LLC fondées depuis le Québec utilisent une adresse postale virtuelle. L'USPS exige alors le formulaire 1583, signé par le représentant de la société et notarisé, accompagné de pièces d'identité. Le service formulaire 1583 s'en charge en ligne. Les erreurs fréquentes, comme un nom de société qui ne correspond pas aux statuts, sont décrites dans le guide formulaire 1583 notarisé en ligne.

Signer depuis Montréal ou Québec sans traverser la frontière

Le Québec et le New Jersey sont dans le même fuseau horaire, et changent d'heure aux mêmes dates : une séance prévue en milieu de matinée à Montréal a lieu à la même heure à Bayonne, sans calcul de décalage ni réveil aux aurores. Concrètement :

• La plupart des documents peuvent être notarisés en ligne par un notaire américain, avec votre passeport.
• Si un destinataire exige un original à l'encre, l'envoi par messagerie entre le Québec et le New Jersey reste simple, avec suivi.
• Un notaire québécois exerce un métier très différent de celui d'un notary public américain ; un destinataire américain peut demander une notarisation américaine plutôt qu'un acte québécois. Vérifiez-le avant de choisir.
• Les documents en anglais doivent être compris avant d'être signés : demandez une explication à votre avocat ou comptable si un passage vous échappe.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui traite aussi bien une seule signature qu'un dossier international complet. Pour une LLC fondée depuis le Québec, TRSG coordonne les documents qui suivent le dépôt, organise les signatures et notarisations en ligne, prépare le formulaire 1583 et les pièces demandées par la banque, puis expédie les originaux si nécessaire. Le détail est sur la page fondateurs étrangers et LLC américaine. Pour un chiffrage, utilisez la demande de devis ou réservez l'appel gratuit de 15 minutes.