Formulaire 1583 pour une société : qui signe et quelles pièces réunir

Pour une société, le formulaire 1583 ne se limite pas à une pièce d'identité : il faut aussi apporter la preuve que l'entreprise existe et que la personne qui signe a le pouvoir de le faire en son nom. Les deux volets sont vérifiés ensemble pendant la même séance, et un dossier où l'un des deux manque revient presque toujours en correction.

Qui peut signer au nom de la société

Le fournisseur de boîte postale accepte en général la signature d'un dirigeant ou d'un gérant désigné dans les documents de constitution. Quand la société a plusieurs associés et qu'aucun n'est désigné clairement comme gérant unique, mieux vaut demander au fournisseur, avant la séance, s'il exige la signature d'une seule personne ou de chaque associé inscrit. Un comptable, un assistant ou un prestataire extérieur à la direction de la société ne peut pas signer à sa place, même muni d'une autorisation donnée oralement.

Si plusieurs associés doivent apparaître sur le dossier

Quand deux associés fondateurs vivent chacun dans un pays différent et doivent tous les deux figurer sur le dossier, chacun passe sa propre séance de notarisation, avec ses propres pièces d'identité. Rien n'empêche d'organiser les deux séances à quelques jours d'écart, mais une attente trop longue entre les deux signatures oblige parfois à revalider une pièce devenue trop ancienne pour le fournisseur. Le mieux est de fixer les deux rendez-vous dans la même semaine et de transmettre les deux dossiers ensemble.

Les documents de la société à réunir

• Le certificat de constitution délivré par l'État où la société est enregistrée, avec le nom exact qui y figure.
• La lettre de confirmation d'identifiant fiscal fédéral, si le fournisseur la demande pour rapprocher le nom de la société à celui du dossier fiscal.
• Un document qui montre que le signataire est bien habilité, par exemple l'operating agreement ou une résolution interne désignant un gérant.

Le nom de la société doit apparaître de façon identique sur chacune de ces pièces et sur le formulaire : une mention LLC écrite en entier à un endroit et abrégée à un autre suffit à bloquer la vérification du fournisseur.

Les pièces d'identité de la personne qui signe

Chaque signataire présente ses propres pièces, comme pour un dossier individuel : une pièce avec photo en cours de validité, le plus souvent un passeport, et une deuxième pièce acceptée par le fournisseur. Si l'adresse personnelle de ce signataire est différente de l'adresse de la société, les deux adresses cohabitent sans problème sur le formulaire, à condition qu'elles soient bien placées aux endroits prévus. Un signataire qui a changé de passeport depuis la constitution de la société présente sa pièce actuelle, même si un document antérieur porte encore l'ancien numéro.

La notarisation en ligne pour un dirigeant hors des États-Unis

La boîte postale virtuelle et la notarisation qui l'accompagne fonctionnent à distance : le dirigeant signe par vidéo depuis son pays, pendant que le notaire vérifie son identité et son lien avec la société à partir des documents transmis à l'avance. Notre guide sur le formulaire 1583 notarisé en ligne détaille le déroulement complet de cette séance, y compris pour un dossier individuel. Pour la liste précise des pièces acceptées selon les fournisseurs, le guide formulaire 1583 : quelles pièces d'identité préparer entre dans le détail.

Ce qui fait revenir un dossier de société

1. Le nom de la société écrit différemment d'un document à l'autre.
2. Un signataire qui n'apparaît pas clairement comme dirigeant ou gérant dans les pièces fournies.
3. Un certificat de constitution encore provisoire, remplacé depuis par une version définitive non jointe.
4. Une adresse de société qui ne correspond pas à celle déclarée au moment du dépôt.

Une fois la société formée, le formulaire 1583 arrive souvent en même temps que d'autres démarches propres aux fondateurs étrangers ; le service accompagnement des fondateurs étrangers regroupe ces démarches pour éviter de les traiter une par une.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group vérifie d'abord que le certificat de constitution, le nom de la société et les pièces du ou des signataires se correspondent, avant de fixer une ou plusieurs séances. Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, notarise ensuite le formulaire 1583 par vidéo, où que se trouvent les associés, d'une signature isolée à un dossier réunissant plusieurs dirigeants. Pour avancer, demandez un devis en joignant le certificat de constitution et le nom du ou des signataires, ou réservez l'appel gratuit de 15 minutes pour poser vos questions.