Formulaire USPS 1583 depuis le Québec : pièces d'identité, adresse et notarisation en ligne

Depuis le Québec, le formulaire USPS 1583 se remplit en ligne ou sur papier, se fait notariser par un notaire américain, le plus souvent lors d'une séance vidéo, puis se remet au fournisseur de boîte postale. Le Québec est dans le même fuseau horaire que le New Jersey, ce qui rend la séance facile à planifier : les erreurs viennent surtout des pièces d'identité et de la façon d'écrire l'adresse.

Ce guide porte sur l'exécution du formulaire. Les questions de douane, de taxes ou d'immatriculation d'entreprise relèvent d'un comptable ou d'un professionnel compétent.

Pourquoi tant de Québécois ont besoin du formulaire 1583

• Les vendeurs en ligne qui expédient vers des clients américains et veulent une adresse de retour aux États-Unis.
• Les fondateurs d'une LLC américaine installés à Montréal ou à Québec, pour recevoir le courrier de la société.
• Les acheteurs qui se font livrer des commandes du côté américain de la frontière et les récupèrent lors d'un passage.
• Les personnes qui passent l'hiver en Floride ou en Arizona et veulent une adresse stable pour leur courrier américain.

Dans tous ces cas, le fournisseur de boîte postale ne peut pas recevoir votre courrier tant que le formulaire n'est pas complet, notarisé et accompagné de vos pièces.

Les pièces d'identité québécoises

Le formulaire demande deux pièces : une pièce d'identité avec photo et une pièce qui prouve votre adresse. Le fournisseur publie la liste des documents qu'il accepte ; consultez-la avant la séance. En pratique, depuis le Québec :

• Pièce avec photo : le passeport canadien est le plus simple pour une séance avec un notaire américain, qui doit pouvoir vérifier votre identité à distance. Le permis de conduire peut aussi convenir au fournisseur, mais vérifiez-le.
• Justificatif d'adresse : bail, facture d'électricité, relevé d'assurance habitation ou certificat d'immatriculation du véhicule, selon ce que le fournisseur accepte. Un document en français est courant ; demandez au fournisseur s'il exige une traduction.

L'adresse du justificatif doit correspondre exactement à celle inscrite sur le formulaire. Les refus les plus fréquents sont détaillés dans le guide formulaire 1583 notarisé en ligne.

Écrire une adresse québécoise sur un formulaire américain

• Province et code postal. Le champ « State » reçoit la province, QC, et le code postal canadien s'écrit dans son format habituel, lettres et chiffres alternés avec l'espace au milieu.
• Numéro d'appartement. Au Québec, on écrit souvent le numéro de l'appartement devant le numéro civique, relié par un trait d'union. Sur un formulaire américain, placez-le plutôt dans un champ séparé (« Apt » ou « Unit ») pour qu'il soit lu correctement.
• Accents. Hélène, Côté, Saint-Jérôme : certains systèmes américains suppriment les accents. Écrivez votre nom comme sur votre passeport et gardez la même graphie partout, sur le formulaire, sur le compte du fournisseur et pendant la séance.
• Nom de naissance. Au Québec, on conserve son nom de naissance après le mariage. Utilisez exactement le nom de la pièce d'identité, pas un nom d'usage.

Un notaire québécois ne remplace pas un notaire américain

Au Québec, le notaire est un juriste qui exerce une profession très différente de celle du notary public américain. Le fournisseur de boîte postale précise qui peut certifier votre signature, et il n'accepte pas forcément un notaire québécois : posez-lui la question avant de prendre rendez-vous.

La voie la plus simple est souvent la notarisation en ligne avec un notaire américain. Vous vous connectez en vidéo, le notaire vérifie votre identité à partir de votre passeport, vous regarde signer électroniquement et appose sa notarisation pendant une séance enregistrée. Comme vous êtes à la même heure que le New Jersey, la séance peut se tenir à l'heure du dîner ou en fin de journée, sans calcul de décalage. Ne signez pas le formulaire avant la séance.

Après la séance

1. Téléchargez le formulaire notarisé et vérifiez que chaque page est complète et lisible.
2. Déposez-le sur le compte du fournisseur avec les copies de vos deux pièces.
3. Gardez une copie : le fournisseur peut la redemander lors d'un changement d'adresse ou d'un renouvellement.

Si la boîte postale reçoit aussi le courrier d'une société, le fournisseur peut demander des informations sur l'entreprise et un formulaire pour chaque personne autorisée. Pour les autres documents américains à signer depuis la province, voir le guide faire notariser un document américain depuis le Québec.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui traite aussi bien une seule signature qu'un dossier international complet. Avec le service formulaire 1583 et boîte postale virtuelle, TRSG relit avec vous le formulaire et vos pièces avant la séance, pour repérer une adresse mal écrite ou un nom qui ne correspond pas. Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, réalise ensuite la notarisation en ligne à l'heure qui vous convient, puisque vous partagez le même fuseau horaire. Demandez un devis ou réservez l'appel gratuit de 15 minutes.