Certificate of good standing apostillé : ce qu'une banque étrangère vérifie

Un certificate of good standing apostillé prouve à une banque ou à un partenaire étranger qu'une société américaine existe bien et reste en règle auprès de l'État qui l'a constituée. L'apostille vient toujours de l'État qui a délivré le certificat, pas d'une autorité fédérale.

Qui délivre le certificat

Chaque État américain tient son propre registre des sociétés. Le certificate of good standing, parfois appelé certificate of existence selon l'État, est délivré par le secrétaire d'État ou l'organisme équivalent qui a enregistré la société. Une société formée au New Jersey obtient son certificat auprès de cet État, même si ses associés vivent à l'étranger.

• Vérifiez le nom exact de la société sur le certificat, identique à celui des statuts de constitution.
• Demandez un certificat récent : beaucoup de banques étrangères refusent un document trop ancien.
• Commandez plusieurs exemplaires si plusieurs institutions en demandent chacune un original.

Pourquoi une banque ou un partenaire étranger le demande

Une banque au Sénégal, en Côte d'Ivoire ou en Europe qui ouvre un compte pour une société américaine, ou un partenaire commercial avant de signer un contrat important, veut s'assurer que la société existe réellement et n'a pas été dissoute. Chaque institution fixe ses propres règles sur la forme attendue et sur la nécessité d'une apostille ou d'une traduction. Mieux vaut demander par écrit à l'institution concernée ce qu'elle attend avant de commander le certificat.

L'ordre des étapes

1. Demander le certificate of good standing auprès de l'État qui a constitué la société.
2. Faire apposer l'apostille de ce même État, via l'apostille du New Jersey si la société y a été formée.
3. Faire traduire le certificat apostillé si l'institution destinataire l'exige, dans l'ordre qu'elle demande.
4. Envoyer l'original apostillé par transporteur suivi, après numérisation complète.

Quand la société a été formée dans un autre État

Beaucoup de fondateurs francophones choisissent le Delaware ou le Wyoming pour constituer leur société, même s'ils gèrent leurs affaires depuis le New Jersey. Dans ce cas, le certificate of good standing et son apostille viennent de l'État de constitution, pas du New Jersey. TRSG peut coordonner la demande auprès de l'État concerné, avant de reprendre en charge l'apostille et l'envoi quand le dossier le permet.

Avec quels autres documents il circule souvent

Une banque demande rarement le certificate of good standing seul. Il accompagne fréquemment les statuts de constitution, une résolution de société désignant les personnes habilitées à signer, ou un document confirmant qui détient la société. Préparer ces pièces en même temps évite d'envoyer le dossier en plusieurs fois.

Combien de temps garder le dossier à jour

Une société qui renouvelle régulièrement un prêt, un contrat ou une ligne de crédit à l'étranger peut se voir demander un nouveau certificate of good standing chaque fois qu'un document précédent est jugé trop ancien par l'institution. Plutôt que de recommencer chaque démarche dans l'urgence, certaines entreprises préfèrent commander un nouveau certificat à intervalle régulier, surtout quand elles savent qu'une banque ou un partenaire leur en demandera un prochainement. Cela évite de découvrir, au moment où le document est réclamé, que l'ancien certificat ne convient plus.

Les erreurs fréquentes

• Envoyer un certificat périmé, alors que la plupart des institutions attendent un document récent.
• Confondre l'État de constitution et l'État où la société exerce réellement son activité.
• Oublier l'apostille en pensant que le certificat suffit tel quel pour une institution étrangère.
• Attendre la demande précise de la banque avant de commander le certificat, ce qui rallonge le calendrier.

Un exemple courant

Une entrepreneure installée à Casablanca gère une société formée au New Jersey. Sa banque marocaine, avant de valider un transfert important, lui demande un certificate of good standing apostillé, en plus des statuts de la société. Elle commande le certificat auprès de l'État, fait poser l'apostille, puis demande à TRSG d'organiser l'envoi groupé de l'ensemble des documents vers sa banque.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group aide à identifier l'État compétent pour délivrer le certificate of good standing, organise le dépôt pour l'apostille au New Jersey quand la société y a été formée, et coordonne l'apostille des documents de société qui accompagnent souvent ce certificat. Pour organiser la démarche, le plus simple reste de demander un devis en précisant l'État de constitution et l'institution destinataire, ou de réserver l'appel gratuit de 15 minutes. Voir aussi les guides sur l'apostille des documents d'une société américaine pour l'étranger et sur les documents de société américaine pour une banque africaine.