Affidavit de soumission notarisé avant une échéance de marché public

Un affidavit de soumission est un document sous serment qui accompagne une offre déposée dans un marché public américain : le signataire habilité jure que les informations fournies sont exactes, puis signe devant un notaire qui complète son certificat. La difficulté n'est presque jamais la notarisation elle-même, mais le fait de réunir la bonne personne, la version finale du formulaire et un notaire avant l'échéance fixée par l'acheteur public.

Ce que contient ce type d'affidavit

Selon l'appel d'offres, le dossier de soumission inclut souvent plusieurs déclarations sous serment distinctes :

• une déclaration de non-collusion, affirmant que l'offre a été préparée indépendamment des autres soumissionnaires ;
• une déclaration sur la capacité financière ou technique de l'entreprise à exécuter le marché ;
• une déclaration sur l'absence de conflit d'intérêts avec l'acheteur public ;
• parfois une attestation sur la conformité à certaines exigences locales propres au marché.

Chaque acheteur public fixe son propre formulaire : le contenu exact relève de l'entreprise et, si besoin, de son avocat, pas du notaire.

Qui doit signer

Le signataire doit être une personne habilitée à engager l'entreprise, généralement un dirigeant ou une personne désignée par les statuts de la société. Un notaire ne vérifie pas cette habilitation sur le fond : il confirme l'identité du signataire et assiste à la signature. Avant la séance, l'entreprise doit donc s'assurer elle-même que la bonne personne signe, surtout quand le dirigeant principal se trouve à l'étranger au moment du dépôt.

Travailler contre une échéance fixe

Les marchés publics imposent une date et une heure limites de dépôt, souvent sans tolérance. Réserver la séance de notarisation plusieurs jours avant cette échéance, plutôt que la veille, laisse une marge si un document doit être corrigé ou si le signataire habilité a un empêchement de dernière minute.

1. Vérifier la version finale du formulaire fourni par l'acheteur public, sans modification de dernière minute non validée.
2. Confirmer qui, dans l'entreprise, est habilité à signer chaque déclaration.
3. Réserver une séance de notarisation avec une marge avant l'échéance de dépôt.
4. Prévoir l'envoi ou le dépôt du dossier complet dans le délai imposé par l'acheteur public.

Entreprises francophones établies ailleurs qu'aux États-Unis

Une entreprise basée au Québec, en Afrique francophone ou en Europe qui répond à un appel d'offres fédéral ou étatique américain fait face à une difficulté supplémentaire : le signataire habilité ne se trouve pas toujours aux États-Unis au moment voulu. Une notarisation en ligne permet souvent de signer depuis l'étranger, à condition que l'acheteur public accepte cette forme de signature, ce qu'il vaut mieux vérifier avant de s'engager sur un calendrier serré.

Entreprises qui soumissionnent régulièrement

Une entreprise qui répond chaque trimestre à plusieurs marchés publics finit souvent par organiser la notarisation dans l'urgence, à chaque nouvelle échéance. Mettre en place un contact régulier avec un notaire habitué à ce type de dossier, plutôt que de chercher une solution chaque fois, réduit le risque d'arriver au dernier jour sans créneau disponible.

Les erreurs qui font écarter une offre

• Signer une version du formulaire différente de celle finalement exigée par l'acheteur public.
• Faire signer une personne dont l'habilitation à engager l'entreprise n'est pas clairement établie.
• Attendre le dernier jour pour organiser la notarisation, sans marge en cas d'imprévu.
• Oublier qu'un affidavit incomplet ou mal daté peut suffire à écarter une offre par ailleurs solide.

Un exemple courant

Une entreprise de construction basée à Montréal répond à un appel d'offres d'une agence publique américaine, avec une échéance de dépôt dans quelques jours. Le dirigeant habilité à signer les déclarations sous serment est en déplacement et ne peut pas se présenter en personne avant la date limite. Il organise une séance de notarisation en ligne depuis son hôtel, en vérifiant au préalable que l'acheteur public accepte cette forme de signature, puis transmet le dossier complet dans le délai imposé.

Ce que TR Signing Group prend en charge

TR Signing Group organise la notarisation d'un affidavit de soumission pour les entreprises qui répondent à des marchés publics américains, y compris pour les entreprises travaillant avec des agences fédérales, avec une journée d'exécution rapide quand l'échéance approche. L'entreprise ne rédige pas les déclarations sous serment et ne donne pas d'avis sur le contenu du dossier de soumission : ce travail reste celui de l'entreprise soumissionnaire. Pour organiser une séance avant une échéance serrée, le plus simple reste de demander un devis en précisant la date limite, ou de réserver l'appel gratuit de 15 minutes. Voir aussi les guides sur l'apostille express au New Jersey et sur le forfait notaire hebdomadaire pour une entreprise qui répond régulièrement à des appels d'offres.