Depuis la Suisse, un document destiné aux États-Unis peut en général être notarisé de trois façons : à l'ambassade des États-Unis à Berne, chez un notaire suisse avec la certification éventuellement demandée, ou en ligne, par vidéo, avec un notaire américain commissionné. C'est l'institution américaine qui reçoit le document (banque, société de titres, tribunal, administration) qui décide de ce qu'elle accepte : ses consignes écrites tranchent la question.
Ce guide traite uniquement du volet américain et de la logistique. Pour toute question de droit suisse ou de procédure cantonale, adressez-vous à un professionnel en Suisse.
Qui signe depuis la Suisse, et pourquoi
Les cas les plus fréquents sont assez typiques :
- Un Américain installé à Genève ou à Lausanne qui vend un appartement aux États-Unis ou signe un formulaire pour un compte bancaire resté là-bas.
- Un salarié d'une organisation internationale qui doit signer une procuration pour qu'un proche gère ses affaires aux États-Unis.
- Un héritier suisse d'un parent qui vivait en Floride ou au New Jersey, à qui l'on demande une déclaration sous serment ou une renonciation.
- Un dirigeant d'entreprise qui signe des documents pour une filiale ou une LLC américaine.
Chaque destinataire a ses propres exigences. Une société de titres peut exiger un original à l'encre, une banque en ligne accepter une notarisation électronique. Le type de document compte moins que l'institution qui le reçoit.
Les trois options côte à côte
L'ambassade des États-Unis à Berne
La notarisation consulaire est reconnue par presque toutes les institutions américaines. Elle suppose un rendez-vous, un déplacement à Berne, votre passeport et le document non signé. Vous repartez avec un original papier qu'il faut ensuite expédier aux États-Unis.
Un notaire suisse
Le notariat suisse est organisé canton par canton et ne fonctionne pas comme un notary public américain. Certains destinataires américains acceptent un acte notarié suisse, souvent avec une certification supplémentaire ; d'autres ne l'acceptent pas. Demandez au destinataire ce qu'il accepte, et au notaire suisse comment s'obtient la certification locale, sans rien supposer.
La notarisation en ligne avec un notaire américain
Un notaire américain vérifie votre identité et vous regarde signer pendant une séance vidéo enregistrée. Aucun déplacement, et vous obtenez une notarisation américaine sous forme de fichier électronique sécurisé. La page notarisation en ligne décrit le service. Le guide faire notariser un document américain depuis la France détaille aussi pourquoi un notaire de droit latin n'est pas un notary public.
Les questions à poser au destinataire américain
Un échange d'e-mails de quelques lignes évite de signer deux fois. Demandez :
- Acceptez-vous la notarisation en ligne (remote online notarization) ?
- Faut-il un original papier signé à l'encre, et à quelle adresse ?
- Accepteriez-vous un acte d'un notaire suisse, et avec quelle certification ?
- Des témoins sont-ils requis, et doivent-ils signer pendant la même séance ?
- Est-ce bien la dernière version du formulaire, avec mon nom écrit comme sur mon passeport ?
Conservez la réponse : si les consignes changent en cours de route, vous aurez les mots du destinataire.
Organiser la séance depuis la Suisse
La Suisse a généralement six heures d'avance sur la côte Est des États-Unis, parfois cinq quelques semaines par an, quand les changements d'heure ne tombent pas le même jour. Une fin d'après-midi à Genève correspond à une matinée à New York, ce qui laisse le temps de corriger un détail dans la journée.
Préparez votre passeport, un ordinateur avec caméra et une connexion stable. Si vous avez un nom d'usage différent de celui du passeport, ou si le document américain mentionne un deuxième prénom absent de vos papiers, signalez-le au destinataire avant la séance : le notaire vous identifie à partir du passeport.
Quand le destinataire veut du papier
Certains destinataires exigent un original à l'encre, même après une séance en ligne. Le service impression, signature, numérisation et envoi prend en charge l'impression, l'assemblage, la copie numérisée pour vos dossiers et l'expédition suivie côté américain, sans que vous ayez à gérer imprimante et transporteur depuis Zurich ou Lausanne.
Si des originaux doivent vous parvenir en Suisse, par exemple un acte américain à produire auprès d'une administration ou d'une banque suisse, l'envoi international couvre l'expédition suivie, avec numérisation avant départ. Demandez alors à l'institution suisse si elle attend aussi une apostille sur le document américain.
Ce que la notarisation ne règle pas
Le notaire atteste de l'identité du signataire et de sa signature volontaire. Il ne vérifie pas que le document convient à votre situation et n'en explique pas les effets. Pour une vente immobilière, une succession, un formulaire fiscal ou un prêt aux États-Unis, adressez-vous à votre avocat américain, à votre comptable ou à l'institution concernée.
Ce que TR Signing Group prend en charge
TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui traite aussi bien une seule signature qu'un dossier international complet. TRSG relit avec vous les consignes du destinataire et confirme l'option avant toute signature. Lorsque la notarisation en ligne est acceptée, Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, tient la séance à un horaire adapté à la Suisse, via la notarisation en ligne. Si le papier est exigé, TRSG imprime, assemble et expédie les originaux avec suivi. Demandez un devis ou réservez un appel gratuit de 15 minutes pour vérifier votre cas.
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Les services liés à ce guide
Notarisation en ligne
Faites notariser vos documents américains en ligne, depuis le Sénégal, le Maroc, Dubaï ou ailleurs, par un notaire public commissionné du New Jersey. Vérification d'identité, séance enregistrée.
Imprimer, signer, numériser, expédier
Nous imprimons votre document aux États-Unis, organisons la signature à l'encre et la notarisation, vous renvoyons la copie numérisée le jour même et expédions les originaux avec suivi.
Envoi international depuis les États-Unis
Vos documents originaux expédiés du New Jersey vers Dakar, Abidjan, Casablanca, Dubaï ou ailleurs par DHL Express, FedEx ou USPS, avec suivi et copie numérisée avant départ.
Société américaine (LLC) pour fondateurs étrangers
Fondateurs hors des États-Unis : nous coordonnons la création de votre LLC (Wyoming ou autre État) et exécutons les documents qui l'entourent : operating agreement, certificat, formulaire 1583, apostille.
Pas sûr ? Appel vidéo gratuit de 15 minutes
Les questions que l'on nous pose
Puis-je faire notariser un document américain en ligne depuis la Suisse ?
Souvent, oui, si l'institution américaine qui reçoit le document accepte la notarisation en ligne. Obtenez cette confirmation par écrit avant de réserver.
Un acte de notaire suisse sera-t-il accepté aux États-Unis ?
Cela dépend du destinataire. Certains l'acceptent avec une certification supplémentaire, d'autres exigent une notarisation américaine ou consulaire : posez la question avant de signer.
Quand faut-il passer par l'ambassade à Berne ?
Lorsque le destinataire exige expressément une notarisation consulaire, ou qu'il refuse à la fois la notarisation en ligne et les actes de notaires étrangers.
Quel horaire choisir pour une séance depuis Genève ou Zurich ?
Une fin d'après-midi en Suisse correspond en général à une matinée sur la côte Est, un créneau pratique pour les deux parties.
TRSG peut-il me dire si je dois signer ce document ?
Non. TRSG s'occupe de la notarisation et de la logistique. Le fond du document relève de votre avocat, de votre comptable ou de l'institution destinataire.
Services de notaire public et d'exécution de documents uniquement. TR Signing Group ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou en immigration et n'est affilié à aucune administration.