Depuis la Belgique, un document destiné aux États-Unis peut être notarisé à l'ambassade des États-Unis à Bruxelles, devant un notaire belge, ou en ligne par vidéo avec un notaire américain commissionné. La bonne voie est celle que votre destinataire américain accepte : c'est donc lui qu'il faut interroger avant de prendre le moindre rendez-vous.
Les dossiers américains qui arrivent en Belgique
Les situations sont variées, mais certaines reviennent souvent chez les résidents belges :
- une Liégeoise qui a travaillé quelques années à Boston et doit signer un formulaire pour transférer ou clôturer un compte de retraite ou un compte bancaire américain ;
- un héritier à Namur à qui un avocat américain demande une déclaration sous serment ou une renonciation dans une succession ouverte aux États-Unis ;
- le gérant d'une PME anversoise qui détient une filiale américaine et doit signer une résolution pour la banque de celle-ci ;
- un couple bruxellois qui vend un appartement en Floride et reçoit un dossier de clôture de la société de titres.
Chaque destinataire a ses propres exigences. Une banque peut se contenter d'un fichier électronique ; une société de titres voudra souvent un original papier.
Le bon réflexe : une question écrite au destinataire
Avant de choisir, écrivez à la personne qui recevra le document et demandez-lui :
- Acceptez-vous un document notarisé en ligne par un notaire américain, sous forme de fichier électronique ?
- Faut-il un original signé à l'encre, et à quelle adresse l'envoyer ?
- Acceptez-vous une signature certifiée par un notaire belge, et si oui, avec quelle authentification ?
Gardez la réponse par écrit. Si un autre interlocuteur change d'avis en cours de dossier, vous aurez de quoi répondre. Si vous ne savez même pas ce que le document exige, la consultation gratuite de 15 minutes aide à y voir clair.
L'ambassade des États-Unis à Bruxelles
Les agents consulaires peuvent accomplir des actes notariaux pour des documents destinés aux États-Unis. Pour un destinataire américain, c'est un format familier.
En pratique, il faut un rendez-vous, souvent difficile à obtenir près d'une échéance, et un déplacement à Bruxelles si vous habitez en Wallonie ou en Flandre. L'ambassade ne prépare pas votre document et ne l'explique pas : venez avec un document complet, non signé, et votre passeport. Consultez son site pour les modalités et les frais.
Le notaire belge : une autre fonction
Un notaire belge est un officier public de droit civil, très différent d'un notary public américain, et son certificat ne reprend pas les formules attendues par les États américains. Certains destinataires l'acceptent, souvent accompagné d'une apostille ; d'autres le refusent.
Ce qu'un notaire belge ou une administration belge peut certifier, et la façon d'authentifier ce certificat pour l'étranger, relèvent des autorités belges. N'empruntez cette voie qu'avec l'accord écrit du destinataire américain.
La notarisation en ligne avec un notaire américain
Avec la notarisation en ligne, vous vous connectez par vidéo depuis chez vous ou votre bureau. Le notaire américain vérifie votre identité, vous voit signer électroniquement, puis appose son certificat et son sceau numérique. Vous recevez un fichier notarisé, transmis directement au destinataire si vous le souhaitez.
Quand le destinataire l'accepte, c'est en général la voie la plus simple : pas de trajet, pas de file d'attente. La Belgique a plusieurs heures d'avance sur la côte Est : une séance en fin d'après-midi à Bruxelles tombe le matin au New Jersey, ce qui laisse le temps de signer après le travail.
À préparer
- le PDF définitif non signé, noms et adresses déjà remplis ;
- un passeport en cours de validité ;
- un ordinateur avec caméra et une connexion stable ;
- les coordonnées des témoins si le destinataire en exige.
Le guide sur la notarisation depuis la France détaille le déroulé d'une séance ; il s'applique aussi aux signataires belges.
Quand un original papier est exigé
Pour certaines ventes immobilières ou successions, le destinataire veut un original à l'encre. Les étapes sont alors simples :
- Confirmez la version exacte du document et l'adresse de livraison aux États-Unis.
- Signez à l'encre devant le notaire accepté par le destinataire.
- Numérisez l'ensemble avant l'envoi.
- Expédiez par transporteur international avec suivi et transmettez le numéro au destinataire.
Si le dossier est plus facile à gérer depuis les États-Unis, le service impression, signature, numérisation et envoi prend en charge l'impression et l'assemblage côté américain, et l'envoi international couvre les expéditions suivies entre la Belgique et les États-Unis, enveloppes retour comprises.
Ce que TR Signing Group prend en charge
TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, dans le New Jersey, qui accompagne les signataires en Belgique, d'une seule signature à un dossier international complet. Tanim Raquib, notaire public commissionné du New Jersey, vérifie avec vous ce que le destinataire accepte, puis organise la séance de notarisation en ligne à une heure qui vous convient. Si un original est exigé, TRSG coordonne l'impression, la signature et l'envoi suivi. TRSG ne donne pas de conseil juridique sur le contenu du document : votre avocat ou le destinataire reste la référence. Pour commencer, demandez un devis avec le document et les consignes du destinataire.
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Les services liés à ce guide
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Nous imprimons votre document aux États-Unis, organisons la signature à l'encre et la notarisation, vous renvoyons la copie numérisée le jour même et expédions les originaux avec suivi.
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Les questions que l'on nous pose
Un notaire belge peut-il notariser un document américain ?
Il peut certifier une signature selon les règles belges, mais ce n'est pas un notary public américain. Le destinataire doit confirmer qu'il accepte ce format, et avec quelle authentification.
La notarisation en ligne est-elle acceptée aux États-Unis ?
Souvent, mais chaque destinataire décide. Demandez une confirmation écrite avant de réserver la séance.
Faut-il une apostille pour un document notarisé en ligne et envoyé aux États-Unis ?
En général non, puisque le document reste dans le système américain. Si vous passez par un notaire belge, demandez au destinataire quelle authentification il exige.
Quelle pièce d'identité utiliser pour la séance en ligne ?
Le passeport en cours de validité est le choix le plus courant. Le notaire confirme les exigences au moment de fixer la séance.
Puis-je signer en néerlandais ou en français ?
Le document lui-même est celui que le destinataire vous a transmis, le plus souvent en anglais. Si vous avez besoin d'une traduction pour le comprendre, demandez-la avant la séance, pas pendant.
Services de notaire public et d'exécution de documents uniquement. TR Signing Group ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou en immigration et n'est affilié à aucune administration.