Un document de société américaine revient le plus souvent pour l'une de ces quatre raisons : une résolution signée par la mauvaise personne, une copie non certifiée envoyée à la place d'un original, un document d'un autre État envoyé par erreur à Trenton, ou une traduction faite trop tôt dans le processus. Chacune se corrige, mais retarde le dossier si elle n'est pas repérée avant l'envoi.
Une résolution signée par la mauvaise personne
Une résolution de société doit en général être signée par la personne habilitée à décider pour la société, par exemple un dirigeant désigné dans les documents de constitution, et pas par n'importe quel associé ou salarié. Une banque ou un partenaire qui reçoit une résolution signée par la mauvaise personne la refuse, même si le contenu lui-même ne pose aucun problème. Le guide sur la notarisation d'une résolution de société américaine détaille les étapes à suivre pour que la bonne personne signe, au bon moment.
Une copie non certifiée envoyée à la place d'un original
Certains destinataires exigent un original ou une copie certifiée conforme, délivrée par l'autorité compétente, et non un simple photocopie ou un scan imprimé. Envoyer cette dernière à la place d'une copie certifiée fait revenir le dossier, le temps d'obtenir la bonne version auprès de l'État ou de l'institution d'origine. Vérifier précisément ce que demande le destinataire, avant de préparer l'envoi, évite ce retour.
Un document d'un autre État envoyé à Trenton
- Un certificat de constitution émis par un État autre que le New Jersey, envoyé par erreur pour une apostille à Trenton.
- Une résolution notariée dans un État différent de celui où la société est enregistrée.
- Une confusion entre l'État du siège social et l'État où le document a été signé.
L'apostille d'un document relève toujours de l'État qui l'a émis ou qui a compétence sur le notaire signataire, pas de l'État où se trouve le fondateur ou l'adresse de la société. Le guide sur l'apostille des documents de société pour l'étranger explique comment identifier le bon État avant d'envoyer un dossier.
Une traduction faite trop tôt
Faire traduire un document avant qu'il soit notarié, ou avant qu'il reçoive son apostille, pose problème dès que le destinataire demande une traduction du document complet, apostille comprise. Refaire la traduction après coup, une fois toutes les étapes terminées, prend plus de temps que de simplement attendre que le document soit dans sa forme définitive avant d'y toucher.
Comment reprendre un dossier bloqué
Quand un document revient, le plus efficace reste de vérifier d'abord quelle étape précise a échoué : signataire, type de copie, État compétent ou moment de la traduction. Reprendre uniquement l'étape concernée, plutôt que de refaire tout le dossier depuis le début, évite de perdre du temps sur des éléments qui étaient déjà corrects.
Éviter ces blocages la prochaine fois
Confirmer à l'avance qui doit signer, quel format de copie est attendu, quel État a compétence sur le document, et à quel moment une traduction doit intervenir, avant de lancer la préparation d'un nouveau dossier, évite de répéter la même erreur sur le document suivant.
Le cas d'une société enregistrée dans plusieurs États
Une société qui opère dans plusieurs États, par exemple enregistrée dans un État mais déclarée aussi dans un autre pour y exercer une activité, complique encore la question de savoir quel État a compétence sur un document donné. Chaque document garde la trace de l'État où il a réellement été émis ou signé, et c'est cet État précis, et non celui du siège social ni celui de l'activité principale, qui détermine où envoyer le dossier pour une apostille.
Garder une trace des documents déjà traités
Noter, pour chaque document de société déjà traité, quel État a délivré l'apostille et selon quel format, aide à préparer plus rapidement le document suivant de la même famille sans redécouvrir les mêmes questions à chaque fois. Cette trace devient particulièrement utile pour une société qui envoie régulièrement des résolutions ou des documents similaires à des destinataires différents.
Ce que TR Signing Group prend en charge
TR Signing Group est une entreprise américaine basée à Bayonne, New Jersey, qui prépare les documents de société internationaux pour éviter ces blocages, d'une seule résolution jusqu'à un dossier complet. La préparation des documents de société internationaux inclut la vérification du signataire et du format attendu, avant le dépôt pour l'apostille du New Jersey. Pour commencer, demandez un devis en joignant le document refusé, ou réservez l'appel gratuit de quinze minutes pour identifier l'étape à corriger.
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Les questions que l'on nous pose
Qui doit signer une résolution de société américaine ?
En général la personne habilitée à décider pour la société, désignée dans les documents de constitution, et non n'importe quel associé.
Une photocopie suffit-elle à la place d'une copie certifiée ?
Non, si le destinataire exige une copie certifiée conforme, une simple photocopie ou un scan imprimé est refusé.
Pourquoi un document envoyé à Trenton peut-il être refusé ?
Parce que l'apostille relève de l'État qui a émis le document ou qui a compétence sur le notaire signataire, pas de l'État où se trouve le fondateur.
Faut-il traduire un document avant ou après l'apostille ?
Le plus souvent après, une fois le document dans sa forme définitive, pour que la traduction couvre aussi l'apostille si le destinataire l'exige.
Faut-il refaire tout le dossier après un refus ?
Non, il suffit en général de reprendre l'étape précise qui a échoué, sans refaire les parties du dossier qui étaient déjà correctes.
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